Für die operative Umsetzung des Hubs werden Ressourcen für die Koordinationsstelle/für die Erstorganisation und ein engagiertes und akzeptiertes Management Board und Advisory Board benötigt. Die Ressourcen zur Finanzierung des Gaia-X Hubs Austria werden von BKA und BMK auf Basis eines vom Management Board erstellten Finanzplanes bereitgestellt.

Das AIT wurde als juristische Person und zentrale Koordinierungsstelle gewählt, um für den Gaia-X Hub Austria Rechtsgeschäfte abzuwickeln, Mitgliedschaften abzuschließen und Mitarbeiter:innen anzustellen.

Als zentrales Steuerungsgremium für den Gaia-X Hub wurde ein Gaia-X Management Board mit sechs Mitgliedern (Chair, Vice-Chair) sowie sechs Stellvertreter:innen gewählt. Dieses Gremium steuert die Workinggroups. Die Board-Mitglieder erhalten für ihre Aktivitäten keine Aufwandsentschädigung.

Dem Gaia-X Management Board wurde ein Gaia-X Advisory Board in beratender Funktion zur Unterstützung zur Seite gestellt. Organisationen wie BMF, BKA, BMK, IV, UBIT, KSÖ, DIO, AK, AIT entsenden Vertreter:innen (Member of the Advisory Board, Chair of the Advisory Board) in dieses Board.

Das Management Board erstellt Quartalsberichte an die zuständigen Sektionschef:innen der finanzierenden Ministerien zu Mittelverwendung, Aktivitäten und Fortschritten. Der erste Bericht wurde am 1. Juni 2022 vorgelegt.

Das Gaia-X Management Board wurde mit der „Inbetriebnahme“ des Gaia-X Hubs Austria beauftragt, die Statuten und alle weiteren erforderlichen Rahmenbedingungen (z. B. Vision, Prozesse, Dokumentation, Organisation, Betrieb, Finanzgebarung, Compliance und Kommunikation) zu errichten, diese mit den Mitgliedern abzustimmen und in Kraft zu setzen.